仕事を行うにあたって、タスク管理は基本です。
もちろん仕事以外でも使えると思います。
今回は目標を達成できるタスク管理の方法を考えていきたいと思います。
最初に達成すべき目標（ゴール）を確認する
当たり前に聞こえますが、疎かにされがちなのが目標です。
何をするべきかに集中してしまい、その作業やプロジェクトの最終的な目標は段々と存在が薄くなっていきます。
例えば会議の資料作りを頼まれた場合、その資料が必要な理由、達成すべきことを確認する必要があります。
しかし、事情によって教えてもらえない事もあるでしょう。
その時は「いつ迄にこの資料が必要である」にフォーカスしてもいいと思います。
自分だけのミッションというイメージですね。これをこなす事がゴールであると。
これで進むべき道が見えてきました。
とにかく一番大事なのはこの目的（ゴール）を達成する事です。
ToDoはシンプルなタスクまで分解する
やる事を洗い出してToDoを作ってみましょう。
このToDoのひとつひとつはとてもシンプルである必要があります。
シンプルにする事でひとつの作業がぐっと簡単になります。
それに、さくさく終わっていくので気持ちも楽ですね。
なかなか終わらないタスクは心の健康によくないです。
ひとつのタスクはひとつの責任だけ持たせる
責任を持つとはどういうことかというと、一問一答できるようなものです。
例えば、
「資料を作成して提出する」
これには２つの責任が入っています。
「資料を作る」と「提出する」ですね。
タスクはこのようにひとつの責任だけを持たせ、その一つが終われば完了というようにシンプルにします。
シンプルなタスクは何をすべきか明確に分かります。
文章を読み直す必要もなければ、少し止まって考える必要もありません。
力を入れるタスクを決めておく
目標は常に頭の中に入れてそこに向かっていきます。
ToDoに一緒に書いておくのも良いでしょう。
さて、シンプルなタスクが並んだToDoができました。
上からこなしていく前に、一番力を入れるタスクを決めておきます。
一番力を入れるべきは目標達成に一番貢献できそうなタスクです。
分からない時は消去法で探していくのも良いでしょう。
このように優先順位を決めることで、大事な所に沢山時間を使えます。
大事ではないところは時間を使わないという選択もできます。
タスクを処理している間は他のことを忘れる
タスクに取り組んでいるときは、他のことは全て忘れておきます。
目標までの道筋を既に作ったのだから、何も心配することはないです。
もし、次は何をするんだっけ、あれを忘れていた、あれはどうなったんだっけ..と、
集中が途切れてしまったら、思いついたことをどんどんタスクに放り込んでから作業に戻ると良いでしょう。
そして後からまたタスクを見直せば良いです。
こうやって集中していくと、時間も余ってくると思います。
褒められることを目標としない
無意識に目標が「褒められること」だったり、
「怒られないこと」にすり替わってしまう場合があります。
褒められれば評価されたような気になりますし、
よく怒っている人と仕事をすると「怒られない事」に集中したくなります。
こういった隠れた目標が、目指すべき目標より強くなって、結果が出にくくなります。
こだわる必要がない箇所に時間をかけてしまったり。
もし結果を出したいのであれば、そういった目標のすり替わりに注意を払い、
シンプルなタスクに、優先順位をつけていくことです。
全て小さなタスクで成り立っている
慣れてくると物事はたくさんの小さなタスクで成り立っている事に気がつきます。
そうすると優先順位をつけたり、不要なことが分かったり、
大事なところに時間をかける事ができるようになります。
目標達成への道筋が整理され、目標達成できるタスク管理ができるようになります。
タスク管理は慣れの部分も大きいですが、すぐ始めることもできるのでぜひトライしてみてください。
