長い時間仕事をしているのに、なかなか進まないということがあるかもしれません。
そういった時は、一体何に時間を奪われているのか？
それを確認してみると発見があるかもしれません。
何をしていたかよく分からない時間は意外とある
まずは時間の棚卸しをします。
手順を記載しますが、この通りにする必要はなく、目的は何に時間を使っているかを認識して不要なものを無くすという事だけです。
想像より不要な時間が多かったり、工夫をすることで時短できたりと、思わぬ発見があります。
1.全ての行動を書き出す
棚卸しするために、まずはデータを貯めます。
過去を遡るのは大変なので、これから１週間と決めても良いでしょう。
その日の全ての行動を書きます。
プライベートも含めて棚卸ししたい場合は1日全て書きます。
仕事だけでよければ仕事をしている時間だけでもOKです。
※以降の手順は仕事を中心としています
2.エクセル（スプレッドシート）にまとめる
急にエクセル？面倒ですね、わかります。
手書きでもいいですが、ソートしたり移動したい時にはエクセルが便利です。もちろんスプレッドシートでも。
「1.全ての行動を書き出す」で書き出したものを、エクセルに入れて、カテゴリ分をしていきます。
項目は次の通り
- 行動の内容（資料作り、営業メール、コンビニにいった等）
- かけた時間
- カテゴリ（作業、営業、休憩、SNS、移動、MTG）
ここまで整理したことで、自分の人生で何に多くの時間を費やしているかが見えてきたと思います。
さらに、
- 目標への貢献度（スキルアップ、早く帰る、なんでもよい）
- 重要度（自分の人生において重要にしていることかどうか）
というのも付け足してみましょう。
3.やらなくてもいい事を削る
自分が何に時間を使っているかを把握しました。
その次に、目標への貢献度、重要度が高いものには印をつけていきます。
そうすると、印がつかなかったものを「やめる」か「続けるか」という選択ができるようになります。
こうして時間を棚卸ししていきます。
4.精度を上げる
さらに精度を上げるために、行動のカテゴリを次のように振り分けし直してみてください。
- 依頼されたタスク
- 依頼されていないタスク
- NOと言えなかったタスク
- 自ら引き受けたタスク
実はここが今回の本筋です。
仕事といっても色々な事があります。その中でも「やる必要のない仕事」というのを懸命にやっている場合もあります。
自分としては一生懸命仕事に励んでいると思ってしまうのですが、やる必要のない仕事を一生懸命頑張っても結果が出ないのはなんとなく察しがつきます。
思うように進まない、結果がでない、上手くいかない場合は、この辺を見極めてみるのがよいでしょう。
果たして体力も心も時間も消費してやっているその仕事は「必要な仕事」なのでしょうか。
大事な時間は大事なことに使う
「依頼されていないタスク」や「NOと言えなかったタスク」に大事な時間を費やすには、非常にもったいないです。
本来であればやらなくて良いことですよね。
私たちはつい人生は有限であるという事を忘れてしまいます。
自分の仕事だけに、時間を使いましょう。
慣れると自分の時間が増えていき、体の負担も心の負担も減っていきます。
良かれと思って、は即やめる
良かれと思って手を伸ばしている仕事があったりしませんか？
「依頼されたタスク」が完遂しているのであれば、まだいいかもしれません。それでもギリギリアウトです。
お手伝いが必要かどうかを聞いてから、お願いされたらやりましょう。
基本的に「良かれと思って」は蛇足になる事の方が多いので、「求められている本質的なこと」がはっきりと分かるまではやめておきましょう。
「良かれと思って」は大抵不要であるということを肝に銘じるのです。
マネジメントはマネージャーが、デザイナーはデザイナーが時間を使って作業するものであり、それぞれに予算が振り分けられています。
その中で勝手にタスク作っては自分にとっても周りにとっても時間の損失です。
断っても大丈夫
明らかに自分の仕事ではない事を依頼された時は、明るく断りましょう。
断ったからといって肩身が狭い思いをする必要もありません。
もちろん自分の仕事の範囲であれば、明るく引き受けましょう。
断って相手の機嫌が悪くなっても、嫌われても良いじゃないですか。
自分の仕事の範囲を超えて依頼をしてくるような人はたいして考えていません。
ポイントは「明るく」断るというところです。
自分の時間を大事に
私たちは往々にして自分の時間の価値を低く見積もりがちです。
そして、自分の仕事の範囲というのも曖昧です。
その為にも、自分の仕事だけに集中するのです。
自分の仕事の範囲を把握して、集中するのです。
のんびりする事を諦めろということではありません。
自分の仕事だけに集中して、作り出した時間でのんびりすればよいのです。
自分の時間を大事にしましょう。
その時間を最大限に使って結果を出してゆくのです。
