メールやチャットなどで仕事が進む事沢山あると思います。
最近はリモートワークも増え、よりテキストベースで進むことが増えたのではないでしょうか。
ここではテキストのやりとりで気をつけたいことを考えていきたいと思います。
直接話すことと、テキストは大きく異なる
直接話す時には、声の大きさや顔の表情、雰囲気など読み取れる情報が沢山あります。
笑顔で「これお願いしますっ」と言われれば、快く引き受けることが出来たりします。
これがチャットで「これお願いします。」と書かれていれば、そっけなく冷たく命令のように感じます。
このように読み取れる情報が限られている場合、伝え方が非常に大切になります。
直接話す時よりも、もっと注意深く文章を書く必要がありそうですね。
大袈裟に優しい文章にする
とにかく、大袈裟に優しい文章にするのが基本です。
「してください」→「お願いできますでしょうか？」→「お願いさせてください」など
一緒に働くチームであれば少し砕けて、柔らかい文章がいいと思います。
特に依頼をする場合は冷たい文章になりがちなので、大袈裟に優しい文章を心がけてみましょう。
ただ、必要以上に謙るという意味ではありません。
特に謝る必要のない時には謝らなくても大丈夫です。
否定、揚げ足取り、指摘をしない
そうじゃない、全く分かっていない！と心の中で思ってもそれを文章にしては相手が傷ついてしまいます。
否定はせず、もう一度すり合わせをする機会を設けるなど改善を目指した行いをするのが良いです。
もし、相手側の意図が分からなければ、それを指摘をするのではなく、
何が分からなかったかを丁寧に説明し、教えてくださいとお願いをしたら良いのです。
誤字があっても、予測ができるのであれば指摘しない。
あまりに誤字ばかりですと心象がよくないので、改善する必要がありますが、
その場合は何か問題を抱えている場合もあったりするので、話を聞いてみるのが良さそうです。
言葉で伝えても強い言葉はテキストではより深く傷つけてしまうので、使わないように気をつけます。
記号や絵文字を使う
チームや仲の良いクライアントであれば記号や絵文字を使うこと、おすすめしています。
何気ない一言でも、絵文字があるとその発言、文章全体が和らぎます。
挨拶ひとつとっても、「おはようございます。」と「おはようございます！」だと
印象が違うことに気づくでしょう。
深刻な謝罪は丁寧で堅い文章
深刻な謝罪は丁寧で、堅い文章で誠意を伝えます。
ここでも否定や、責任転嫁などのネガティブな要素は入れないよう気をつけます。
起こってしまった事実と、原因と、解決したのであればその方法、そして繰り返さない為の方法を書きます。
深刻な謝罪の場合は、絵文字やビックリマークなどの記号は控えておきましょう。
常に受け取り側の気持ちを考えます。
辛辣なテキストを送ってくる相手
肌感ですが3分の2くらいは辛辣なテキストを送ってきます。
話すとそうでもないな、という不思議なギャップに浸る時間ができてしまいます。
しかし相手を変えることは出来ないですよね。
例え相手が部下だとしても、なかなか直らないのではないでしょうか。
クライアントになるとより厄介ですね。
ただ一つできることがあります。
自分から始める
相手が辛辣な文章や否定が多いから自分もそうしてやろうと考えるのは自然なことだと思います。
しかし唯一できることは、自分から始めることです。
自分から優しい文章を送るのです。
辛辣な文章の裏には、一生懸命自分を守るという理由があったりします。
直接話すことと、テキストは異なるという事を知らない場合もありますが、
ネガティブな言葉で埋め尽くされている文章にはそういった理由もあるという事を知っておくと気もまぎれますね。
大袈裟に優しくて絵文字入りの文章。
さっそく今日からトライしてみてください。
