日々沢山あるタスクを限られた時間でこなしていくために、
タスクに優先順をつけると良いです。
今回は優先順位をどうやってつけていくか考えてみましょう。
ミスの改修など致命的なものは最優先させる
深刻度が高いものほど最優先させます。
突発的に起こることが多いですが、全てをストップして対応します。
また、このような事があるという前提でスケジュールには余裕を持つことが理想です。
影響範囲が広いタスクは優先させる
例えば、自分が仲介して誰かに指示を出す、
すぐ返答できるYESもしくはNOを伝える、
自分の作業完了まで他の部署の方の仕事が滞るなど、
自分で止めてしまうと誰かが止まってしまう場合のタスクは優先させます。
優先度としては「高」の分類でしょう。
重いタスクは優先度を高くしない
慎重なタスクや、作業が重いようなタスクは
発生した時点で優先度を高くしないように調整します。
対応するには日数が必要な事を伝えましょう。
このようなタスクは重要ではありますが、優先度をあげてしまうと身動きが取れなくなります。
簡単で数分で終わる作業を先に終わらせても良い
10分や15分程度で終わるような作業はまとめて先に終わらせます。
メールの返信など雑務が多いですが、
まとめて対応してしまうことで、すっきりさせてしまいます。
メールやチャットのやり取りには時間をかけない
そのメールの目的が達成さる事を優先し、さっと送って完了させます。
必要以上に丁寧に書かずに、伝えるべき事だけ伝えます。
長いメールは相手にも負担がかかってしまいます。
説明箇所が多い場合などは15分程度のミーティングの方が簡単な場合もありそうですね。
事業のゴールや目標に関係が薄いものは優先度を下げる
力を入れたからとってゴールや目標に沿わないものは優先度「低」です。
もしかしたら対応する必要すらないかもしれません。
社内で使う資料のレイアウトやフォントに時間を割いたことで、
売り上げには貢献しないでしょう。
デザインは完璧なものが求められますが、
どこに力を入れるかはこのゴールや目標によって変わるでしょう。
常にゴールや目標、目的に基準を合わせる
非常時を抜かして、優先度はゴールや目標、目的に合わせて付けていきます。
よりインパクトのあるものを優先し、そうでないものは優先しない。
迷った場合は作業の目的を思い出すのが良いでしょう。
